VID Mobilpolicy

1. Beskrivelse

Denne policy gjelder for ansatte i VID vitenskapelige høgskole som gis tilbud om mobiltelefon. Alle som er fast ansatt ved høyskolen i minimum 50 prosent stilling, anses å ha behov for mobilabonnement og mobiltelefon til arbeidsformål (tjenestemessig behov), og får dekket kostnader 
av arbeidsgiver. Tilsvarende gjelder for lederstillinger ved VID, uavhengig av om ansettelsesforholdet er fast eller på åremål. 

Policyen omfatter både 

  • bruk av mobiltelefon som medarbeidere tar med seg hjem og disponerer både i og utenfor arbeid. Her tilbys en nyere modell fra iPhone eller Samsung med tilstrekkelig data.
  • bruk av en mobiltelefon som medarbeidere kun har tilgjengelig i arbeidssituasjonen og legges igjen på arbeidsplassen ved arbeidsdagens slutt. Her tilbys en enkel modell uten datapakke. 

Policyen beskriver kostnadene som dekkes av VID, og hvilke kostnader som må dekkes av den ansatte selv for bruk av mobilabonnement og kjøp av mobiltelefon

1.2 Policyens formål

  • Sikre fleksibilitet for ansatte som får dekket mobilabonnement og mobiltelefon
  • Øke bevissthet rundt bruk av mobiltelefon i arbeidssammenheng
  • Sikre en felles forståelse for reglene som gjelder både for ansatte og arbeidsgiver

1.3 Ansvar og kontaktpersoner

Mobilpolicyen er utarbeidet og eies av IT og HR i fellesskap, som er ansvarlig for den operative oppfølgningen av telefoniløsningen.

Arbeidstaker som innvilges mobilabonnement og/eller mobiltelefon er forpliktet til å bruke dette i samsvar med høgskolens IT-reglement/datadisiplinerklæring.

1.4 Leverandør(er)

Phonero er valgt som tjenesteleverandør for mobilabonnement og mobiltelefoner til ansatte i VID.

1.5 Fordelsbeskatning

Ansatte som har mobilabonnement og mobiltelefon som dekkes av arbeidsgiver, og som benytter eller disponerer telefonen utenom arbeidstiden, skal skattlegges for dette godet.

Dersom den ansatte ikke benytter telefonen utenfor arbeidet og legger igjen mobiltelefonen på arbeidsplassen etter arbeidsdagens slutt, skal det ikke beregnes skattepliktig fordel. Telefonen kan da heller ikke benyttes på hjemmekontor.

Som standard vil ansatte som mottar mobiltelefon og/eller mobilabonnement bli fordelsbeskattet. Dersom den ansatte ikke ønsker en slik løsning, skal det inngås egen avtale for mobiltelefon som kun benyttes på arbeidsplassen.

Regler for beskatning av elektroniske kommunikasjonstjenester finnes på skattetaten.no: Skatt på telefon og bredbånd betalt av arbeidsgiver - Skatteetaten

Det skal ikke inngås avtaler der arbeidstaker får lønnstilskudd til å dekke bruk av tjenestetelefon eller andre elektroniske tjenester, da dette vil generere arbeidsgiveravgift.

2. Mobilabonnement

Tilbudet om mobiltelefon og mobilabonnement blir levert fra Phonero. Mobilabonnementet inkluderer fri bruk av samtaler, SMS og MMS samt tilstrekkelig inkludert mengde trafikk til å dekke forbruk. Datapakken vil ved oppstart av abonnement være på 5 GB data hver måned i Norge/EU/EØS og Sveits. I tillegg kommer det en ekstra datapakke ved oppstart på 25 GB. Behov utover dette justeres løpende slik av den ansatte for dekket sitt forbruk begrenset opp til 25 GB. I enkelte stillinger vil det være behov for større datapakke en 25 GB. Dette vurderes individuelt.

Kostnader som ikke dekkes, må dekkes av den ansatte på andre måter

  • Trafikk til, i og fra land utenfor EU samt på skip og/eller fly via satellitt. Gjelder ikke for jobbrelaterte kostnader.
  • Begrenset beløp på inntil kr. 50 for samtaler til teletorg, opplysningstjenester o.l. (spesialnummer).
  • Innholdstjenester og kjøp av varer og tjenester.

 

Ansatte oppfordres til å laste ned mobilappen Ditt Phonero (tilgjengelig i AppStore og via Google Play) for å følge med på eget forbruk. I Ditt Phonero kan ansatte også bestille mer data ved behov for mobildata utover inkludert månedlig mengde.

For at ansatte skal kunne benytte seg av innholdstjenester som for eksempel parkering, oppfordres det til å registrere seg med betalingskort på Strex.no.

3. Mobiltelefon og relatert utstyr

VID dekker en nyere modell fra iPhone eller Samsung og tilleggsutstyr som mobildeksel, skjermbeskyttelse, enkle øreplugger og ladeadapter. Ansatte som ønsker en dyrere mobiltelefon kan velge å dekke mellomlegget selv (betales via Vipps eller betalingskort).

3.1 Fornying av mobiltelefon

Det forventes at ansatte tar godt vare på mobiltelefonen og bruker både skjermbeskyttelse og mobildeksel. Ansatte har mulighet til å oppgradere mobiltelefonen til en nyere modell 3 år etter forrige kjøp av mobiltelefon.

3.2 Bestilling av mobiltelefon

Phonero er valgt som leverandør av mobiltelefon og tilleggsutstyr for ansatte i VID.

Med tjenesten Smart Mobilkjøp finner ansatte selv tilgjengelig utstyr og utfører selv kjøp av utstyr i Phoneros nettbutikk. Mobiltelefonen levers med skjermbeskytter og et enkelt deksel. I nettbutikken kan ansatte også se tilgjengelig beløp for kjøp av mobiltelefon, samt se tidligere kjøp av mobiltelefoner.

Når varer legges til i handlekurven i nettbutikken til Phonero, vises det en oppsummering av kostnad som faktureres VID og eventuelt mellomlegg som må dekkes av arbeidstaker, hvis mobiltelefonen som er lagt i handlekurven overstiger beløpet VID dekker.

3.3 Bruksrett og eier av utstyret

I alle tilfeller er VID eier av mobiltelefonen og/eller tilleggsutstyret. Dette gjelder også i tilfeller hvor ansatte velger å dekke et mellomlegg for oppgradering til dyrere mobiltelefon og/eller tilleggsutstyr.

3.4 Reparasjon av skadet mobiltelefon og erstatning ved tapt telefon.

Ved tap av mobiltelefon skal dette meldes til Phonero kundesupport umiddelbart for sperre av SIM-kort og bestilling av nytt SIM-kort. Phonero har døgnåpen vakttjeneste hele året som håndterer sperring av tapte SIM-kort.

Ved skade eller feil på mobiltelefon kan service på mobiltelefonen bestilles via Service - Phonero

3.5 Utkjøp av brukt mobiltelefon

Ved avslutning av arbeidsforholdet kan medarbeider som har valgt tilbud om få dekket telefon for jobb og privat bruk kjøpe ut mobiltelefonen dersom det er ønskelig. Utkjøpspris beregnes iht. statens gjeldende takseringsregler etter Forskrift om taksering av formues-, inntekts- og fradragsposter mv. § 1-2-16, fordel ved erverv av datautstyr og mobiltelefon brukt i arbeidsforhold. Les mer: Forskrift om taksering av formues-, inntekts og fradragsposter mv. som må fastsettes ved skjønn til bruk ved fastsettingen for 2019 - Verdsettelse av naturalytelser - Lovdata

  • Utstyr som er mindre enn 1 år gammelt, 80 % av opprinnelig kostpris inklusiv mva.
  • Utstyr som er mellom 1 og 2 år gammelt, 50 % av opprinnelig kostpris inklusiv mva.
  • Utstyr som er mellom 2 og 3 år gammelt, 20 % av opprinnelig kostpris inklusiv mva.
  • Utstyr som er eldre enn tre år, 500 kr inklusiv mva.

Med opprinnelig kostpris menes arbeidsgiverens faktiske anskaffelseskostnader inkludert mva. og fratrukket eventuelle rabatter.

Salg av brukt mobiltelefon er merverdiavgiftspliktig omsetning.

3.6 Prosess ved utkjøp av mobiltelefon

Ved ønske om utkjøp av mobiltelefon ved avslutning av arbeidsforholdet påføres dette sluttskjemaet ved fratredelse. Mobiltelefonens IMEI-nummer må også påføres sluttskjemaet, og IMEI-nummeret vil kunne sees på lønnslippen og fungerer som kvittering og bekreftelse på kjøpet. Nærmeste overordnede er ansvarlig for å gi beskjed til HR og IT via egen sluttmeldings-skjema i Serviceportalen med emne “Sluttskjema ved fratredelse” med navn på den som skal kjøpe ut telefonen, IMEI-nummer og pris inkl. mva. iht. pkt. 3.5.

3.7 Reklamasjon og service

Mobiltelefoner kjøpt i Phoneros nettbutikk har to års garanti. Reklamasjonsretten for forbrukere på fem år medfølger ikke selv om en ansatt velger å kjøpe ut en brukt mobiltelefon, da mobiltelefonen opprinnelig var et bedriftskjøp. Ved behov for service etter  avsluttet arbeidsforhold er den tidligere ansatte selv ansvarlig for å kontakte serviceverksted.

4. Avslutning eller endring av arbeidsforhold

Ved avslutning av arbeidsforhold, eller når endring i arbeidsforholdet fører til at arbeidstaker ikke lenger fyller kravene for tjenstlig behov for mobiltelefon, vil avtale om mobiltelefoni opphøre. Mobilabonnementet blir sagt opp og koblet ned hos Phonero, eller flyttes til den ansatte som privat eier dersom ønskelig. Den ansatte gis mulighet til å overføre eksisterende mobilnummer til nytt abonnement, men er selv ansvarlig for å bestille privat mobilabonnement hos ønsket mobiloperatør for overføring av nummer.

Alt utstyr som kjøpes inn for arbeidsgivers regning, forblir arbeidsgivers eiendom og leveres til høgskolens ved avtalens utløp. Mobiltelefonen kan alternativt kjøpes ut i tråd med utkjøpsmuligheten beskrevet i pkt. 3.5