Beskrivelse
Denne policy gjelder for ansatte i VID vitenskapelige høgskole som gis mobiltelefon som arbeidsverktøy. Alle som er fast ansatt ved høyskolen i minimum 50 prosent stilling, anses å ha behov for mobilabonnement og mobiltelefon til arbeidsformål (tjenstlige behov), og får dekket kostnader av arbeidsgiver. Ordningen omfatter også alle som er ansatt i midlertidig stilling for en lengre periode enn ett år. Dette inkluderer stipendiater og postdoktorer som har mer enn ett år igjen av sin ansettelsesperiode.
Policyen omfatter bruk av mobiltelefon som medarbeidere tar med seg hjem og disponerer både i og utenfor arbeid eller som kun brukes til arbeid. Det tilbys en nyere modell fra iPhone eller Samsung med tilstrekkelig data.
Policyen beskriver kostnadene som dekkes av VID, og hvilke kostnader som må dekkes av den ansatte selv for bruk av mobilabonnement og kjøp av mobiltelefon.
1.2 Policyens formål
- Sikre fleksibilitet for ansatte som får dekket mobilabonnement og mobiltelefon
- Øke bevissthet rundt bruk av mobiltelefon i arbeidssammenheng
- Sikre en felles forståelse for reglene som gjelder både for ansatte og arbeidsgiver
1.3 Mobiltelefon som arbeidsverktøy
Mobiltelefon anses som et arbeidsverktøy på lik linje med PC, og gis den ansatte både for å sikre tilgjengelighet og fleksibilitet i arbeidstiden. Mobiltelefonen forventes derfor medbragt arbeidssituasjoner også utenfor arbeidsplassen, eksempelvis på hjemmekontor, tjenestereise og i praksisfeltet. Telefonnummeret tilgjengeliggjøres på VIDs intranett og hjemmeside, samt i Outlook.
Den ansatte kan selv velge om privat nummer skal overføres abonnementet som dekkes av VID eller om nytt nummer skal opprettes i forbindelse med opprettelse av abonnement.
1.4 Ansvar og kontaktpersoner
Mobilpolicyen er utarbeidet og eies av IT og HR i fellesskap, som er ansvarlig for den operative oppfølgningen av telefoniløsningen. Arbeidstaker som innvilges mobilabonnement og/eller mobiltelefon er forpliktet til å bruke dette i samsvar med høgskolens IT-reglement/datadisiplinerklæring.
1.5 Leverandør(er)
Phonero er valgt som tjenesteleverandør for mobilabonnement og mobiltelefoner til ansatte i VID.
1.6 Fordelsbeskatning
Når den ansatte har tilgang til privat bruk av telefonen utenfor den ordinære arbeidssituasjon beskattes fordelen etter sjablong, for tiden kr. 4392 pr. år. VID har fått bekreftet fra Skatteetaten at sjablongverdien kan gis som skattefri gave innenfor beløpsgrensen på kr. 5000. Det betyr at alle ansatte unngår skatteplikt. Det tas forbehold om endring i dagens regler.
Regler for gaver betalt av arbeidsgiver:
Gaver og reiser betalt av arbeidsgiver - Skatteetaten
Det skal ikke inngås avtaler der arbeidstaker får lønnstilskudd til å dekke bruk av tjenestetelefon eller andre elektroniske tjenester, da dette vil generere arbeidsgiveravgift.
2. Mobilabonnement
Tilbudet om mobiltelefon og mobilabonnement blir levert fra Phonero.
Mobilabonnementet inkluderer fri bruk av samtaler, SMS og MMS samt tilstrekkelig inkludert mengde trafikk til å dekke forbruk. Datapakken vil ved oppstart av abonnement være på 5 GB data hver måned i Norge/EU/EØS og Sveits.
Behov utover dette justeres løpende slik av den ansatte for dekket sitt forbruk begrenset opp til 25 GB. I tillegg kommer abonnementet med data rollover. I enkelte stillinger vil det være behov for større datapakke en 25 GB. Dette godkjennes av nærmeste leder i samråd med IT.
Kostnader som ikke dekkes av VID og må dekkes av den ansatte på andre måter:
- Trafikk til, i og fra land utenfor EU samt på skip og/eller fly via satellitt. Gjelder ikke for jobbrelaterte kostnader.
- Begrenset beløp på inntil kr. 50 for samtaler til teletorg, opplysningstjenester o.l. (spesialnummer).
Innholdstjenester og kjøp av varer og tjenester er sperret. For at ansatte skal kunne benytte seg av innholdstjenester som for eksempel parkering, oppfordres det til å registrere seg med betalingskort på Strex.no.
Ansatte oppfordres til å laste ned mobilappen Ditt Phonero (tilgjengelig i AppStore og via Google Play) for å følge med på eget forbruk. I Ditt Phonero kan ansatte også bestille mer data ved behov for mobildata utover inkludert månedlig mengde.
3. Mobiltelefon og relatert utstyr
VID dekker en nyere modell fra iPhone eller Samsung som til enhver tid er tilgjengelig i den tilpassede nettbutikken for VID ansatte. Det følger også med tilleggsutstyr som mobildeksel, skjermbeskyttelse, enkle øreplugger og ladeadapter. Ansatte som ønsker en dyrere mobiltelefon kan velge å dekke mellomlegget selv (betales via Vipps eller betalingskort).
3.1 Fornying av mobiltelefon
Det forventes at ansatte tar godt vare på mobiltelefonen og bruker både skjermbeskyttelse og mobildeksel. Ansatte har mulighet til å oppgradere mobiltelefonen til en nyere modell 3 år etter forrige kjøp av mobiltelefon.
3.2 Bestilling av mobiltelefon
Phonero er valgt som leverandør av mobiltelefon og tilleggsutstyr for ansatte i VID. Med tjenesten Smart Mobilkjøp finner ansatte selv tilgjengelig utstyr og utfører selv kjøp av utstyr i Phoneros nettbutikk. Mobiltelefonen levers med skjermbeskytter og et enkelt deksel. I nettbutikken kan ansatte også se tilgjengelig beløp for kjøp av mobiltelefon, samt se tidligere kjøp av mobiltelefoner.
Når varer legges til i handlekurven i nettbutikken til Phonero, vises det en oppsummering av kostnad som faktureres VID og eventuelt mellomlegg som må dekkes av arbeidstaker, hvis mobiltelefonen som er lagt i handlekurven overstiger beløpet VID dekker.
3.3 Bruksrett og eier av utstyret
I alle tilfeller er VID eier av mobiltelefonen og/eller tilleggsutstyret. Dette gjelder også i tilfeller hvor ansatte velger å dekke et mellomlegg for oppgradering til dyrere mobiltelefon og/eller tilleggsutstyr.
3.4 Reparasjon av skadet mobiltelefon og erstatning ved tapt telefon.
Ved tap av mobiltelefon skal dette meldes til Phonero kundesupport umiddelbart for sperre av SIM-kort og bestilling av nytt SIM-kort. Phonero har døgnåpen vakttjeneste hele året som håndterer sperring av tapte SIM-kort.
Ved skade eller feil på mobiltelefon kan service på mobiltelefonen bestilles via
https://nettbutikk.phonero.no/service.
3.5 Utkjøp av brukt mobiltelefon
Ved avslutning av arbeidsforholdet kan medarbeider kjøpe ut mobiltelefonen dersom det er ønskelig. Utkjøpspris beregnes iht. statens gjeldende takseringsregler etter Forskrift om taksering av formues-, inntekts- og fradragsposter mv. § 1-2-16, fordel ved erverv av datautstyr og mobiltelefon
brukt i arbeidsforhold. Les mer: https://lovdata.no/forskrift/2019-12-10-1721/§1-2-16
- Utstyr som er mindre enn 1 år gammelt, 80 % av opprinnelig kostpris inklusiv mva.
- Utstyr som er mellom 1 og 2 år gammelt, 50 % av opprinnelig ostpris inklusiv mva.
- Utstyr som er mellom 2 og 3 år gammelt, 20 % av opprinnelig kostpris inklusiv mva.
- Utstyr som er eldre enn tre år, 500 kr inklusiv mva.
Med opprinnelig kostpris menes arbeidsgiverens faktiske anskaffelseskostnader inkludert mva. og fratrukket eventuelle rabatter.
Salg av brukt mobiltelefon er merverdiavgiftspliktig omsetning.
3.6 Prosess ved utkjøp av mobiltelefon
Ved ønske om utkjøp av mobiltelefon ved avslutning av arbeidsforholdet påføres dette sluttskjemaet ved fratredelse. Mobiltelefonens IMEI-nummer må også påføres sluttskjemaet, og IMEI-nummeret vil kunne sees på lønnslippen og fungerer som kvittering og bekreftelse på kjøpet. Nærmeste overordnede er ansvarlig for å gi beskjed til HR og IT via egen sluttmeldings-skjema i Serviceportalen med emne “Sluttskjema ved fratredelse” med navn på den som skal kjøpe ut telefonen, IMEI-nummer og pris inkl. mva. iht. pkt. 3.5.
3.7 Reklamasjon og service
Mobiltelefoner kjøpt i Phoneros nettbutikk har to års garanti. Reklamasjonsretten for forbrukere på fem år medfølger ikke selv om en ansatt velger å kjøpe ut en brukt mobiltelefon, da mobiltelefonen opprinnelig var et bedriftskjøp. Ved behov for service etter avsluttet arbeidsforhold er den tidligere ansatte selv ansvarlig for å kontakte serviceverksted.
4. Avslutning eller endring av arbeidsforhold
Ved avslutning av arbeidsforhold, eller når endring i arbeidsforholdet fører til at arbeidstaker ikke lenger fyller kravene for tjenstlig behov for mobiltelefon, vil avtale om mobiltelefoni opphøre. Mobilabonnementet blir sagt opp og koblet ned hos Phonero, eller flyttes til den ansatte som privat eier dersom ønskelig. Den ansatte gis mulighet til å overføre eksisterende mobilnummer til nytt abonnement, men er selv ansvarlig for å bestille privat mobilabonnement hos ønsket mobiloperatør for overføring av nummer.
Alt utstyr som kjøpes inn for arbeidsgivers regning, forblir arbeidsgivers eiendom og leveres til høgskolens ved avtalens utløp. Mobiltelefonen kan alternativt kjøpes ut i tråd med utkjøpsmuligheten beskrevet i pkt. 3.5